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对入世后企业档案工作若干问题的探讨
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| 发布时间：2005-12-17 10:32:34
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中国文档网http://www.86wd.com
【标题注释】（本文受国家社科基金项目《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》资助）
【 作 者】宗培岭
【作者简介】宗培岭 上海大学文学院
【摘 要 题】专门专业档案
【 正 文】
加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。
一、企业档案工作的管理体制及其运行机制
所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。
（一）企业档案管理工作体制
创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。
在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：
在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。
以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。
（二）企业档案工作运行机制
管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。
执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。
服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。
抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。
行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。
从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。
二、企业内部档案管理模式
未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。
企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。
为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：
其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。
其二，档案管理观念应与企业竞争需要相适应。入世后我国企业面临国内外两个市场的竞争，国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒是入世后我国企业遇到的三匹“狼”，一方面我国许多产品达不到发达国家的技术标准，出口频频受阻，另一方面发达国家又利用技术标准恶意构成技术壁垒，例如出口到日本的大米须检测123项指标，对欧盟出口的茶叶有118项检测指标。技术壁垒对我国出口的影响每年超过450亿美元，占到出口总额的1/4以上。企业档案工作欲为提高企业核心竞争力服务，应树立“大档案”观，一方面要加强对产品成本、质量认证、环保认证、知识产权等档案的收集，减少一般档案的数量，另一方面要加强技术标准、市场等资料的收集，企业档案工作要贴近实际，面向企业竞争的需要。
其三，档案管理手段与企业信息化进程相适应。我国实行的是以信息化带动工业化，以工业化促进信息化的方针，在这进程中企业信息化水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、网络管理会同时并存。脱离企业管理技术形态单纯追求档案管理手段的更新是没有基础的。不能盲目追求信息化。
总之，进入世贸组织后，随着企业形态和类型的多样化，企业档案管理形式将会呈现多元化、个性化的趋势。为此档案行政管理部门对企业档案工作的管理观念、方式亦要作相应的调整，在坚持集中统一管理原则的同时，应对集中统一管理的形式与范围作相应的变革。
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